Cara Komputerisasi Toko Kelontong Atau Warung Sembako - Photo Credit Myrtle Beach TheDigitel

Cara Komputerisasi Toko Kelontong Atau Warung Sembako

Toko kelontong atau Warung Sembako kini hadir di mana-mana, namun ternyata hampir seluruh toko kelontong masih dioperasikan dengan cara lama. Mereka berjualan dengan menggunakan bon yang ditulis tangan, berhitung menggunakan kalkulator, menghitung stok secara manual, tidak ada catatan keluar masuk kas, sulit memperhitungkan rugi dan laba dan sulit memperhitungkan beban operasional. Kini saatnya toko kelontong mengaplikasikan komputer untuk membantu operasional toko. Semua proses penjualan, perhitungan stok, laporan penjualan hingga sistem absensi dan perhitungan gaji karyawan dapat dilakukan dengan mudah. Buat Anda yang awam atau baru mau melakukan komputerisasi toko kelontong atau warung sembako Anda, Anda tidak perlu khawatir karena Kami membahasnya di sini. Cara komputerisasi toko kelontong atau warung sembako:

Cara komputerisasi toko kelontong atau warung sembako

Banyak masyarakat awam terhadap komputer dan tidak mengerti cara untuk menerapkan sistem komputer ke dalam toko mereka. Mereka juga khawatir tidak mampu mengoperasikan komputer setelah komputer hadir di dalam toko mereka. Namun, semua hal tersebut tidak perlu dikhawatirkan karena kita akan menyelesaikan masalah tersebut.

Perangkat lunak

Salah satu point terpenting dari sistem komputerisasi adalah perangkat lunak bukan terpaku pada perangkat komputer yang terlihat secara fisik. Perangkat lunak yang sering disebut sebagai software atau program ini harus kita pilih sesuai dengan kebutuhan di dalam toko kita. Perangkat lunak yang biasanya digunakan di dalam toko kelontong adalah program penjualan atau aplikasi penjualan.

Program aplikasi penjualan yang digunakan sebaiknya adalah produk Indonesia. Program penjualan yang berasal dari dalam negeri sudah disesuaikan terhadap kondisi dan kebutuhan toko di Indonesia. Kita akan lebih mudah mengoperasikan program berbahasa Indonesia. Selain itu, kita akan lebih mudah mendapatkan bantuan dari pihak pengembang aplikasi bahkan mendapatkan training dari pihak pemilik software.

Program aplikasi penjualan yang akan dipilih sebaiknya program penjualan yang mendukung sistem operasi terbaru dan sistem operasi lama. Hal ini memungkinkan kita lebih mudah memadukannya dengan komputer baru dan komputer lama. Selain itu kita harus memperhatikan kebutuhan kinerja prosesor dan kebutuhan RAM dari aplikasi tersebut. Hal ini akan dikaitkan pada saat kita membeli perangkat komputer untuk menjalankan aplikasi ini.

Perhatikan juga fungsi-fungsi yang ditawarkan oleh aplikasi penjualan tersebut. Semakin lengkap fungsi yang ditawarkan maka semakin baik nilai aplikasi tersebut terhadap toko kita. Semua kebutuhan kita harus tercakup di dalam aplikasi tersebut. Aplikasi tersebut sebaiknya mendukung barcode scanner dan pencarian secara manual agar proses penjualan dapat berjalan dengan lebih cepat. Hal terpenting dari aplikasi penjualan adalah kemudahan penggunaan aplikasi tersebut. Untuk lebih lengkapnya silahkan baca:

Cara Memilih Program penjualan Untuk Toko Kelontong Atau Warung Sembako

Perangkat lunak gratis(freeware)

Kini banyak beredar juga perangkat lunak yang bersifat gratis. Aplikasi tersebut bebas untuk digunakan tapi mereka tidak menawarkan bantuan yang baik. Anda yang ingin menggunakan aplikasi gratis harus siap dengan pengetahuan untuk menggunakan aplikasi tersebut bahkan memperbaiki aplikasi tersebut sendiri. Perangkat lunak gratis sangat baik untuk Anda yang memiliki modal ketat dan memiliki pengetahuan tentang komputer yang cukup mendalam.

Lokasi perangkat komputer

Setelah Anda menentukan jenis aplikasi penjualan, Anda harus menentukan lokasi untuk menempatkan komputer Anda. Anda harus mengukur lokasi dan ukuran meja untuk menempatkan komputer. Perangkat komputer yang akan dibeli nantinya harus menyesuaikan lokasi dan ukuran meja yang Anda miliki. Bila Anda memiliki lokasi atau meja komputer yang cukup luas, Anda bebas menentukan komputer yang akan dibeli. Komputer sebaiknya diletakkan di meja transaksi atau meja kasir.

Perangkat komputer

Kami sarankan minimal 2 unit komputer tapi Anda bisa menggunakan komputer tunggal bila budget Anda terbatas. Penggunaan 2 komputer lebih disarankan karena komputer adalah perangkat elektronik dan memiliki kemungkinan rusak suatu saat tanpa peringatan terlebih dahulu. Sebuah toko yang sudah menerapkan sistem komputer akan sangat tergantung dari operasional komputer tersebut. Usaha jual beli di toko akan terganggu apabila komputer tidak dapat beroperasi. Oleh karena itu, Kami menyarankan penggunaan 2 komputer atau lebih di dalam toko. Bila salah satu komputer tidak dapat beroperasi maka komputer yang lain dapat menggantikan fungsinya.

Perangkat komputer yang akan dibeli sebaiknya spesifikasi disesuaikan terhadap sistem operasi dan program penjualan yang akan digunakan. Gunakan ukuran monitor yang tidak terlalu besar untuk menghemat lokasi di meja penjualan. Perangkat komputer yang akan digunakan sebaiknya menggunakan perangkat yang hemat listrik dan mempunyai kinerja yang cukup baik tapi tidak berlebihan. Semakin tinggi kinerja komputer maka semakin mahal pula harga perangkat. Sebaiknya investasi perangkat komputer tidak berlebihan.

Baca juga cara memilih perangkat komputer berikut ini:
Cara Memilih Perangkat Komputer Untuk Toko Kelontong
Cara Memilih Spesifikasi Komputer Yang Handal Dan Jarang Rusak

Power supply cadangan

Sumber listrik merupakan salah satu hal yang perlu diperhatikan pada saat toko sudah menerapkan sistem komputer. Komputer tidak dapat beroperasi tanpa listrik begitu juga dengan transaksi di toko. Tanpa listrik toko tidak dapat melakukan proses jual beli tercatat. Dengan demikian setiap perangkat komputer harus dilengkapi dengan power supply cadangan atau sering disebut sebagai UPS(Uninterruptible Power Supply).

Kehadiran sebuah UPS dapat membuat proses transaksi pada komputer tanpa terhenti. Proses transaksi tetap dapat berjalan dengan semestinya. Namun, kemampuan sebuah UPS hanya sementara. Kemampuan penyediaan tenaga listrik cukup singkat hanya berkisar antara 10 hingga 15 menit. Oleh karena itu, sebuah generator harus tetap disediakan untuk meneruskan operasional toko hingga sepanjang hari. Kita tidak dapat memprediksi lama waktu pemadaman listrik sehingga kita tetap harus menyediakan tenaga listrik cadangan melalui generator.

Instalasi komputer beserta aplikasi

Proses instalasi komputer dan aplikasi tentunya membutuhkan waktu dan pengetahuan mengenai komputer. Bila Anda atau staff toko Anda tidak memiliki pengetahuan tersebut sebaiknya Anda minta bantuan kepada pihak toko komputer atau pihak penyedia program penjualan. Proses instalasi harus disertai dengan proses uji coba hingga semua komputer dapat dioperasikan dengan semestinya.

Training dan uji coba

Ketika program penjualan sudah terinstal, Anda harus melakukan uji coba pengoperasian program tersebut. Program yang terinstal masih dalam keadaan kosong, Anda harus memasukkan jumlah barang dan memasukkan data pegawai Anda yang dapat mengakses komputer tersebut.

Bila Anda tidak familiar terhadap program penjualan tersebut, Anda sebaiknya dipandu oleh pihak pengembang program penjualan tersebut. Anda mungkin saja dipandu melalui telepon atau pihak mereka akan hadir ke lokasi Anda untuk melakukan training.

Anda juga harus memandu pegawai Anda agar dapat mengoperasikan program penjualan di komputer. Mereka harus membiasakan diri untuk menggunakan program penjualan tersebut agar proses penjualan berjalan dengan lebih lancar.

Salah satu hal terpenting pada saat training adalah memperbaiki kesalahan yang dilakukan. Kita harus mempersiapkan diri untuk memperbaiki kesalahan yang terjadi pada saat transaksi berlangsung. Kesalahan bisa saja terjadi secara tidak sengaja pada saat transaksi berlangsung atau pada saat konsumen membatalkan barang tertentu yang akan dibeli.

Toko mulai beroperasi dengan komputer

Sebelum memulai transaksi di toko pastikan Anda sudah menghapus data transaksi selama uji coba. Data yang dilakukan selama uji coba akan menjadi sampah dan menjadikan laporan penjualan dan pencatatan stok barang menjadi kacau.

Pada hari-hari awal toko mulai dioperasikan menggunakan komputer, sebaiknya Anda tetap memberikan panduan dan pengawalan. Pegawai di toko masih tidak terbiasa untuk mengoperasikan komputer dan program penjualan bahkan sering melakukan kesalahan. Anda harus membantu mengatasi kesalahan yang terjadi.

Ok, sampai di sini saja pembahasan cara komputerisasi toko kelontong atau warung sembako. Semoga artikel ini bisa bermanfaat untuk Anda yang berminat mengkomputerisasikan toko kelontong atau warung Anda.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *